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Recolección y Análisis de Datos en Excel (Método Más Sencillo)

Excel es una de las herramientas más accesibles y usadas para recolectar y analizar datos sin necesidad de software adicional. A continuación, explico paso a paso cómo hacerlo.

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1. Obtener y Cargar Datos en Excel

A. Exportar o Crear un Archivo CSV/Excel

Supongamos que un negocio tiene un sistema de ventas y exporta un archivo ventas.xlsx con la siguiente información:

Si el negocio no tiene un sistema, puede ingresar los datos manualmente en Excel.

B. Abrir el Archivo en Excel

1. Abrir Excel.
2. Ir a Archivo > Abrir y seleccionar ventas.xlsx.
3. Se visualizarán los datos en una hoja de cálculo.

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2. Limpieza y Preparación de Datos

Antes de analizar, es importante asegurarse de que los datos sean correctos.

A. Revisar y Corregir Errores

• Eliminar filas vacías: Seleccionar la fila vacía, clic derecho > Eliminar.
• Convertir formatos: Si la columna de Fecha está como texto, seleccionarla > Formato de Celda > Fecha.
• Completar valores faltantes: Si falta un precio, se puede calcular con una fórmula o buscar el dato en registros.

B. Agregar una Nueva Columna "Ganancia"

Si queremos calcular la ganancia asumiendo que el costo del producto es el 70% del precio de venta, usamos la fórmula:

= D2 - (D2 * 0.7)  

(Presionar Enter y arrastrar la celda hacia abajo para aplicarla a toda la columna).

Ahora tenemos una nueva columna "Ganancia" con los valores calculados.

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3. Análisis con Tablas Dinámicas

Para resumir y analizar los datos, usamos una Tabla Dinámica.

A. Crear una Tabla Dinámica en Excel

1. Seleccionar toda la tabla de datos.
2. Ir a Insertar > Tabla Dinámica.
3. Elegir Nueva hoja de cálculo y hacer clic en Aceptar.
4. En el panel derecho, arrastrar los siguientes campos:
   • "Producto" a "Filas".
   • "Total" a "Valores".
   • "Fecha" a "Columnas" (opcional si queremos ver por días).

Esto genera un resumen de ventas por producto de manera automática.

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4. Crear un Gráfico de Ventas

Para visualizar las ventas de manera clara, podemos hacer un gráfico:

1. Seleccionar la tabla de datos.
2. Ir a Insertar > Gráficos.
3. Elegir Gráfico de Columnas.
4. Excel generará un gráfico donde se pueden ver las ventas por producto.

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5. Interpretación y Toma de Decisiones

Ahora podemos analizar la información y tomar decisiones:

• Si el gráfico muestra que los teclados casi no se venden, la empresa puede hacer una promoción.
• Si la tabla muestra que las laptops generan más ingresos, se puede invertir más en ese producto.

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Resumen del Proceso en Excel

1️⃣ Abrir o ingresar los datos en Excel.
2️⃣ Limpiar y organizar los datos (corregir errores, agregar columnas).
3️⃣ Crear una tabla dinámica para resumir información.
4️⃣ Hacer un gráfico para visualizar mejor los datos.
5️⃣ Analizar los resultados y tomar decisiones basadas en los datos.

Este método es el más simple para recolectar y analizar datos sin herramientas adicionales.